אחת הסוגיות המרכזיות המעסיקות כל מנהל רכש היא כיצד להוזיל את עלויות הרכש. הוזלת עלויות הרכש צריכה להתרחש בשלושה מישורים:

1. הוזלת עלויות מוצרים ושירותים הנרכשים עבור הארגון
2. בחינת עלות כוללת של מוצרים ושירותים נרכשים לארגון והוזלת העלות הכוללת גם אם עלות הרכישה יקר יותר.
3. הוזלה בעזרת שיפור ושינוי תהליכים ושיטות ברכש

במאמר זה אתייחס לסוגיה הראשונה – שיטות להוזלת מוצרים ושירותים הנרכשים עבור הארגון. כמובן שאסור שתהיה הוזלה של עלויות על חשבון העלות הכוללת לארגון. השיטות המוצעות כאן הן כלליות וכל מנהל רכש צריך לבדוק אם הם מתאימות לארגונו ועם איזה ספקים בארגון ניתן ליישם כל שיטה.

 משא ומתן

הדרך הבסיסית והידועה היא לעשות עם הספק מו"מ על המחיר. כמובן שככל שמכניסים יותר פרמטרים למו"מ מלבד המחיר רמת המו"מ תשתפר ולא תהיה ברמה של שוק - "אתה חייב להוריד לי 5 שח ליח'". הפרמטרים הרלוונטיים: מחירי המתחרים, מחירי עבר, כמויות, שינויים בעלויות הספק (חו"ג, שכר וכו') ועוד. לצורך כך חשוב לדרוש הצעות מחיר מפורטות מקב"מ. ההצעות יכילו פירוט לגבי חומרים, עבודה, תכנון, כלים, שינוע ועוד. בבואכם לבצע מו"מ תוכלו לבצע מו"מ לגבי כל אחד מהסעיפים בהצעה.

מחיר ראוי - ארגון צריך להיות מסוגל לחשב את מחיר הפריט המוזמן מקב"מ בדיוק כפי שהקב"מ מחשב זאת. היכולת לחשב את עלות הפריט דורשת הכרת כל הפרמטרים המשפיעים על עלות הפריט לקב"מ. באופן זה כשקניין מגיע למו"מ עם הספק הוא מכיר את כל הפרמטרים המשפיעים על עלות המוצר ויכול לבצע מו"מ מקצועי על כל פרמטר.

הגדלת כמויות

אחד האמצעים הידועים להורדת מחיר היא הגדלת כמויות בעת ביצוע הרכישה וכך לקבל מחיר זול יותר ליחידה.

צמצום ספקים – אחת השיטות להגדלת כמויות היא צמצום כמות הספקים איתם נעבוד והעברת נפח ההזמנות שיש לנו לספק יחיד (או שניים) מכל טכנולוגי/קטגוריה של מוצרים נרכשים. העלאת היקפי הרכש מספק יחיד תאפשר לספק להוריד מחירים. כמובן שיש להבהיר לספק שזו האסטרטגיה שהארגון בחר בה וכמובן שהספק מבין שבמידה והוא לא יהיה איכותי, לא יעמוד בזמנים ומחיריו לא יהיו נמוכים מספיק הרי שהארגון עשוי להעביר את כל נפח הרכש לספק אחר. נושא צמצום ספקים משפיע לטובה גם על שיפור תהליכי הרכש. יחד עם זאת יש להכיל שיטה זו היכן שהורדת עלויות המוצרים הנרכשים כתוצאה מצמצום ספקים תהיה ברורה. היכן שלא בטוח שכתוצאה מכך תהיה הוזלה במחיר המוצרים הנרכשים אזי יש לבחון את צמצום הספק מתוך גישה של שיפור עלות כוללת של תהליכי הרכש.

איחוד רכש – ישנם ארגונים המחולקים לחברות בנות ולכל חברה יש את גוף הרכש שלה. לעיתים סוג הרכש שונה לחלוטין בין החברות ולעיתים הרכש דומה ומשתמשים באותם ספקים. כדי להגדיל את היקף הרכש יש לבחון את האפשרות לבצע את כל הרכש של כלל החברות הבנות/אחיות תחת קורת גג אחת בארגון. באופן דומה בארגונים המבצעים פרויקטים והרכש מבוצע לכל פרויקט בנפרד יש לוודא שמערכות המידע (או תהליכי תכנון החומר) יודעות לאסוף את כלל הדרישות של כלל הפרויקטים מטכנולוגיה/קטגוריה מסוימת ולהוציא בקשה להצעת מחיר מאוחדת.

הסכמי מסגרת - הסכמים אלה מאפשרים להזמין כאשר הפריט באמת נדרש אך הספק יודע מראש כמה יוזמן ממנו בתקופת ההסכם, נערך בהתאם ומתחייב על זמני אספקה. מאחר והסכמים אלה הם בד"כ לתקופה של לא פחות משנה הרי שהספק מקבל התחיבות לכמות גדולה יחסית ויכול להוריד את מחיר היחידה.

הגדלת כמות רק לצורך הורדת מחיר – לשיטה זו יש להתייחס בזהירות ולבחון היטב את הסיכונים ועלות הכסף. לעיתים רחוקות כדאי לרכוש כמות גדולה ובכך להגדיל את המלאי ולהוריד את עלות היחידה וזאת ע"י רכישה לטווח ארוך יותר. שיטה זו היא בסתירה לגישת ה LEAN הבסיסית ולכן יש לבחון אותה בראיה כוללת. יש לבחון לפחות את הבאים:

• הסיכוי להתיישנות הפרטים כך שחלקם יהפוך למלאי מת בסופו של דבר.
• עלות הכסף שמועבר לספק במקום שיהיה בבנק
• עלות האחסון, הטיפול במלאי, נפח אחסון ע"ח מקום הנדרש לדברים אחרים
• כדאיות והתמודדות עם האמור לעיל במקרה ויתממשו תרחישי תחזיות המכירה הפסימיים

בחירת ספקים

השוואת הצעות  - השיטה הבסיסית היא כאשר עובדים עם יותר מספק אחד הרי שהספק שייתן את המחיר הטוב ביותר ובמועד הנדרש הוא שיבחר (בהנחה שרמת האיכות שלו טובה אחרת הספק לא היה ברשימת הספקים של הארגון).

מכרזים – להזמנות גדולות מקובל לצאת למכרז והספק שיענה על כל התנאים בצורה הטובה ביותר יזכה. אחד התנאים הבסיסיים הוא מחיר.

מכרז באינטרנט – אחת השיטות המקובלות היום להורדת מחיר (בד"כ מבוצע לפרטי C,  פרטי (MRO היא ביצוע מכרז פתוח באינטרנט. הספקים יכולים לראות את ההצעות של המתחרים ולהציע הצעה זולה יותר.

הרחבת הסכם קיים

במידה ולארגון יש הסכם למחירים זולים מספק א' כאשר הארגון רוכש עבור עצמו פריטים/חו"ג מספק זה אך במקביל קב"מ של הארגון רוכש את אותם פריטים/חו"ג כחלק מתהליך TURN KEY שהוא מבצע עבור הארגון, הרי שהארגון יכול לדרוש מהקב"מ שירכוש את הפריטים/חו"ג הנ"ל מספק א' וכן לדרוש מספק א' שבכל רכישה שמבצע הקב"מ עבור מוצרים המיועדים לארגון יקבל הקב"מ את המחירים המיוחדים שהוסכמו בין הארגון לספק א'.

ייצור בחו"ל

כיום ניתן לאתר יצרנים במדינות שונות המסוגלים לייצר במחיר זול יותר וברמת איכות טובה. במיוחד במזרח אך גם במדינות נוספות. עבודה עם ספקים אלה דורשת בחינה מעמיקה של היכולות, של ההסכמים ועוד. גם אם תהליך הבחינה עשוי להמשך זמן רב זה בהחלט עשוי להשתלם.

  

---

מוטי קומפורטי