הנחיות לעבודה עם טבלת הבקרה על יישום 5S
במאמר קודם הצגתי את טבלת 5S בה נעזרים כדי להעריך את רמת היישום של של 5S באזור הנבדק. טבלה זו היא למעשה הקו המנחה בארגונים לגבי יישום 5S ולכן במאמר זה אעבור על כל סעיפי הטבלה על מנת שיהיה ברור מה יש לבדוק ולחפש בעת ביצוע הערכת 5S. אני ממליץ שמדי פעם אנשים שונים יבצעו את הערכת 5S לאזורים שונים. מתוך העיקרון "שאורח לרגע רואה כל פגע".
עמודה ראשונה – מיון וסילוק
רמה 1 - הצוות הגדיר את הפריטים הנחוצים בשטח העבודה
הגדירו את רשימת הפריטים והכלים הנדרשים לצורך העבודה השוטפת. אין בשלב זה חובה לרשום את הפריטים בנוהל או להציג את הצורך ברשימה תלויה על קיר. אך יש להגדיר מה נדרש. לעיתים הרשימה יכולה להיות ארוכה כי בתחנת העבודה מבצעים הרבה מאוד סוגי פעולות. לעיתים הרשימה תהיה קצרה כי העבודה חוזרת על עצמה. במקרים רבים תידרש יותר מרשימה אחת כי האזור בו נבדק ה 5S מכיל יותר מתחנה אחת. באזורי עבודה משרדיים יש להגדיר את האזורים האישיים (כולל מקום לתמונות אישיות אם רוצים) בשאר האזורים יהיה רק מה שנחוץ לעבודה ותהליך ה 5S יתייחס לאזורים אלה. במקומות בהן העבודה נעשית במחשב יש להגדיר קבצים ותיקיות במחשב הנדרשים לעבודה.
רמה 2 - אותרו פריטים נחוצים ובלתי נחוצים. הבלתי נחוצים סולקו מהשטח. דבר אינו מונח על מכונות, ארונות וכו'.
מקובל לסמן פריטים שאין בהם צורך בתג אדום או בסימון אדום (זהו הזיהוי לפריטים לא נחוצים. זיהוי נוסף הוא מקום האחסון). יסולקו כל הפריטים שאינם נדרשים בתוך זמן קצר (עד מס' שעות) מרגע הפעלת התחנה. יש להכין מקום אחסון עבור כל הפריטים שאינם נדרשים ולהעביר לשם פריטים אלה. יהיו פריטים שלגביהם אין החלטה חד משמעית יש לסמנם בתג אדום ולהחליט בהמשך על פי קריטריון "תדירות השימוש". אם אפשר, רצוי לאחסן פריטים הנדרשים בתדירות נמוכה מאוד בקרבת מקום אך לא בתחנה עצמה. וודאו שפריטים הנשארים בתחנה לא יאוחסנו על מכונות, ארונות ומקומות שאינם מוגדרים לאחסון. במקומות בהן העבודה נעשית במחשב יש לסלק קבצים ותיקיות מהמחשב האישי ולהגדיר היכן יאוחסנו הקבצים שרוצים לסלק ואיך ניתן לאתרם במידה ויזדקקו להם.
רמה 3 - רק המסמכים והכלים הנחוצים לעבודה מאוחסנים בתחנות העבודה. הם מאוחסנים בצורה מסודרת.
בשלב זה סולקו מהאזור כל הפריטים שאינם נדרשים והתקבלו החלטות לגבי כל הכלים לגביהם הייתה התלבטות. כעת יש לוודא שכל מה שכן צריך להישאר באזור העבודה כולל מסמכים, מאוחסן באזור העבודה באופן מסודר. זו ההזדמנות לסלק מלאי בתהליך מאזור תחנת העבודה או לפחות להקטין את כמות המקום המוקצה למלאי בתהליך.
רמה 4 - כל חומרי העבודה ממוינים לפי תוכנית העבודה ליום, לשבוע. נחיצותם של חומרים, כלים, תיקים ודוחות נבדקת דרך שיגרה.
במידת האפשר, פריטים הנדרשים בתדירות גבוהה יהיו נגישים וקרובים יותר לתחנה מפריטים הנדרשים בתדירות נמוכה. בשלב זה עובדי התחנה נדרשים לבצע בדיקה שוטפת שמה שנשאר בתחנה אכן נדרש לה לתהליך השוטף. מכאן שהעובדים נדרשים לעבור על רשימת הפריטים שהכינו ולבדוק בכל יום/שבוע שאכן רשימה זו נכונה ועדכנית. מקובל להכין רשימה זו כ checklist עם מקום לסימון ü מתחת ליום בו בדקו אותה. באופן כזה סוקרי 5S יוכלו לראות שרמה 4 אכן מתקיימת. במקומות רבים ניתן לפגוש עובדים שרגע לפני המבדק מסמנים ü רק כדי להראות שהם מבצעים שלב זה. ברור שהדבר נובע מחסר הבנה לחשיבות הנושא עבורם וכשעובד לא רואה תועלת בביצוע פעולה מסוימת הוא לא יבצעו כראוי. לכן הסבירו שוב את הצורך בסילוק פריטים שאינם נדרשים מאזור העבודה. הדגישו שהדרך ללמוד מה נחוץ ומה לא היא על ידי בחינה חוזרת של רשימת הפריטים שהוכנה. גלו הבנה שלבחון כל יום רשימה זו זה מייגע ולכן לאחר השבוע/ שבועיים הראשונים ליישום תדירות בחינת הרשימה תופחת. שאלו על כל פריט למה הוא נדרש והאם הוא נדרש תמיד. רמה זו היא קשה ליישום לאורך זמן, לכן רצוי להגיע אליה בעזרת קייזן מקומי שיעסוק באיך לעבור מרמה 3 לרמה 4 (אין צורך באירוע של חמישה ימים).
רמה 5 - ניתן לשלוף את החלקים הנחוצים תוך 30 שניות או פחות. חומרים מיושנים מסולקים, דרך שיגרה, מהשטח. מותקנים אמצעים למניעת כניסת פריטים, דוחות וכו' שאינם נחוצים לשטח.
במטרה להקטין את "הספגטי" ולהקטין תנועות מיותרות יש לשאוף לכך שכלים, חומרים ומסמכים הנדרשים לצורך העבודה ניתנים לאיתור ושליפה במהירות רבה (תוך 30 שניות). צריך לבדוק שאכן ניתן לאתר ולשלוף כל פריט בזמן הקצר הזה. יתכן מצב ובגין עלות כלים חלקם לא יהיו זמינים בתחנה ויהיו משותפים בין תחנות. במצב זה אם לא ניתן תוך 30 שניות לשלוף את הפריטים והכלים הללו, לא ניתן לתת ניקוד מלא לתחנה על רמה 5. בנוסף יש לבצע צעדים שמטרתם מניעת כניסת פריטים וחומרים שאינם נדרשים לשטח העבודה. במקומות מסוימים ניתן לראות סימון שנעשה על פריטים השייכים לתחנה וכך מה שלא סומן ונימצא באזור התחנה אינו שייך לשם וקל לזהותו. בכל אופן יש למצוא שיטות בעזרתן תמנע כניסה של פריטים ומסמכים שאינם שייכים לתחנת העבודה.
עמודה שנייה – סדר
רמה 1 – כל הפריטים הנחוצים נמצאים בשטח העבודה. אין קושי לקבוע מהם הפריטים בשימוש שוטף או מהי קדימותם. מעברים ושבילים מסומנים היטב ואינם חסומים.
מאחר וסעיף זה דורש שכל הפריטים והכלים הנדרשים יהיו בתחנת העבודה, יש לוודא שכולם שם. זה אומר שצריכה להיות רשימה המגדירה מה צריך להיות. זה גם אומר שאם יש מצב ובגין עלות כלים, או כל סיבה אחרת חלקם לא יהיו זמינים בתחנה ויהיו משותפים בין תחנות הרי שסעיף זה לא מתקיים במלואו. יש לוודא שהרשימה מכילה שמות פריטים וכלים המשותפים לתחנות שונות. סימון מעברים חשוב הן לצרכי בטיחות ולצורך מניעת בזבוז. לעיתים כדי למנוע פגיע בחומר, יש לסמן את האזור המיועד למעבר חומר בלבד, כדי שעובדים לא יעברו שם. בכל מקרה המעברים צריכים להיות פנויים כל העת.
רמה 2 – הפריטים הנחוצים כולל כלי היצור, כלים ידניים ושיטות עבודה, מסודרים לפי סדר השימוש. שטחי כניסת הפריטים/החומרים ושטחי היציאה מסומנים היטב ומשרתים את יעדם.
פריטים בהם משתמשים, בתדירות נמוכה רחוקים יותר מהעובד/מהתחנה לעומת פריטים בהם משתמשים בתדירות גבוהה. יש לוודא ששטחי ודלתות מעבר מסומנים היטב ומשמשים לייעודם. וודאו שדלתות לא חסומות על ידי חומרים או כלים. וודאו שאין מעברים נוספים שרק חלק מהעובדים יודעים עליהם, משתמשים בהם והם אינם מסומנים. במשרדים אין צורך לסמן את הרצפה (אלא אם תחשבו אחרת) אך יש לשים שילוט ברור על כל משרד ושילוט הכוונה בכניסות וביציאות. מקובל לסמן מקומות ייעודיים לעגלות, פחי זבל, משטחים וכו' באופן כזה תמיד יודעים (שליחים, אנשי ניקיון וגורמים שאינם שייכים לאזור העבודה) היכן יש לשים כל דבר.
רמה 3 – מופעלת מערכת קדימויות המבליטה את סדר ביצוע העבודות. לכל הכלים, המדידים והכלים הידניים מקומות אחסון מיועדים.
יש ליצור מקומות מסומנים לכלים. במפעל רצוי להשתמש ב"צלליות" המסמנות איזה כלי צריך להיות תלוי ו/או במגירות בהן הכלי יכול להיכנס למקום מוגדר ולא מפוזר. במידת האפשר אופן סידור הכלים הוא לפי סדר השימוש בהם. במידה ויש סדר כלים הנדרשים לעבודה א' וסדר כלים אחר לעבודה ב' ניתן להכין לוח המכיל כלים לעבודה א' ולוח אחר לעבודה ב'. כך כל רעיון ושיטה שתאפשר לזהות את סדר השימוש הנדרש בכלים. לא תמיד יש סדר מוגדר כתוצאה מכך שהתחנה מבצעת עבודות שונות. לכן לא תמיד חלק זה רלוונטי לכל תחנה. היכן שרלוונטי, רצוי לתלות תרשים של סדר התהליכים בתחנת העבודה. יש מדפים ואזורי אחסון מסומנים לכל הכלים. יש מקום מוגדר לכלים שמובאים מחוץ לאזור העבודה לצורך ביצוע העבודה.
רמה 4 – חברי הצוות יכולים בנקל לקבוע מהם הפריטים בשימוש שוטף ומהי קדימותם. מותקנים אמצעי בקרה חזותיים לאיתור תנאי עבודה רגילים/חריגים.
אופן הסימון באזורי האחסון הוא כזה שכאשר מסתכלים עליו יודעים מה חסר (כלומר נמצא בעבודה). סדר ברמה הזו מוביל להקטנת כמות התנועות שעושה העובד הנדרש לכלים. בשלב זה יש להשתמש בשיטות ארגונומיות להקטנת כמות התנועות הנדרשות לשליפת אמצעי העבודה ולהפחתת הלחץ הפיזי על הגוף. עשו שימוש בצבעים לסימון של סוגים או סדר תהליכים. יש לתלות באופן פשוט וקריא הוראות עבודה וביצוע. הוראות בעזרת תמונות איך לנהוג בתנאי עבודה חריגים (רעש, לכלוך וכו'). קיימים סימונים לאזורים בהם נדרש להסתובב בשטח העבודה רק עם הגנה מחשמל סטטי או הגנה מחומרים רעילים ועוד.
רמה 5 – כל אחד יכול להיכנס לשטח העבודה ולזהות את סדר קדימויות של העבודה. נושאים חריגים מטופלים באמצעות פעולות תיקון.
הגישה לאזורי האחסון והעבודה היא ברורה וקלה. ברור למי מותר ולמי אסור להיות בשטח העבודה. נעשה שימוש נרחב באמצעי בקרה ויזואליים לעמדות, חומרים, תהליכים, כלים ומסמכים. מתבצע רישום של מצבים החורגים מהשיטות שהוגדרו כגון מצבים בהם: לא זוהו כלים בקלות, מחסור בכלים ופריטים נחוצים לביצוע העבודה, משך זמן ארוך לאיתור או הגעת הכלים לעמדת העבודה ועוד. למצבים אלה בוצע תהליך חקירה ותיקון. באתר העבודה יש אמצעים המאפשרים לתקן חריגות ואי התאמות (אמצעי סימון ורישום, אמצעי דיווח על אי התאמות).
מוטי קומפורטי
