פרויקט ISO9000

 ההחלטה על כניסה לפרויקט ISO9000 צריכה לנבוע מתוך חשיבה אסטרטגית כוללת של החברה בנושא איכות התהליכים ושיפור וייעול תהליכים. במאמרים קודמים הסברתי מה זה ISO9000? והאם זה כדאי?

במאמר זה יוסבר מהו פרויקט ISO9000? איך יש להיערך אליו? ומהם שלביו?

 מהו פרויקט ISO9000

פרויקט ISO 9000 הוא בסופו של דבר פרויקט המתעד בנהלים את התהליכים בארגון וכן בונה לארגון מערכת איכות שבוחנת ומתקנת את עצמה. העיקרון המנחה בפרויקט שכזה הוא "לתעד את מה שעושים ולעשות את מה שתועד". יחד עם זאת פעמים רבות במהלך ביצוע פרויקט אשר בוחן תהליכים של ארגון מזהים נקודות אותן יש לשנות או לשפר. לא יהיה זה נבון לתעד תהליך שביצועו מוביל לתוצאות לא רצויות. לעומת זאת ישנם שינויים שעשויים להידרש אך ביצועם ידרוש משאבים רבים ואולי אף עצירת הפרויקט לזמן ארוך (דבר שעלול להוביל להזנחתו). לכן אם בשלב זה הארגון מסוגל לפעול בדרך שהוא פועל כרגע, גם אם אינה אופטימאלית יש לתעד את אופן פעולתו הנוכחי. 

 סוגי המסמכים שיש להכין

• ארבעה סוגי מסמכים עקרים:
• מסמך מדיניות ומטרות האיכות: הצהרות מתועדות של מדיניות האיכות של הארגון, החזון ומטרות האיכות.
• מדריך האיכות: מסמך המגדיר את מערכת ניהול האיכות של הארגון.
• נהלים: מסמך מוגדר לביצוע פעילות או תהליך לשם הבטחת השגה של תוצאה רצויה.
• הוראות עבודה: מסמך המגדיר איך לבצע משימות חשובות בתוך יחידה ארגונית.

בארגונים שונים יתכנו מסמכים נוספים.

שלבי הפרויקט

• הגדרת מוביל/מנהל לפרויקט
• למידת הנושא (מהו ISO9000, איך התקן תורם לארגון, מהן דרישות התקן וכו')
• הקמת וועדת היגוי – תבחן באופן קבוע את תוכניות הפרויקט, התקדמותו ותגדיר אבני דרך. תדון בתהליכים ושיטות שיש לשנות או להכניס. תדון בדרך להנחיל את הנושא לארגון כולו.
• מיפוי/רשימת התהליכים בארגון (לדוגמא: תהליך הוצאת הזמנה, תהליך ביצוע שינוי במוצר וכו')
• תיעוד כל תהליך – שיטות העבודה ותוך כך איתור נקודות שיש לשנות/לשפר בתהליך.
• הגדרת טבלת נהלים בהתאם לדרישות התקן. שיוך כל תהליך לנהלים בטבלה.
• ביצוע השינויים אותם הוחלט להכניס לתהליכים שונים.
• הגדרת תצורת הנהלים – המראה של כל אחד מהמסמכים (נהלים, הוראות עבודה...)
• כתיבת נהלים גרסא I וקבלת הערות מהגורמים הרלוונטיים
• כתיבת נהלים גרסא II ואישורם ע"י הגורמים הרלוונטיים (היכן שיידרש יהיה סבב נוסף של תיקונים)
• ביצוע מבדק פנימי ורישום כל הפערים
• סגירת הפערים שהתגלו במבדק הפנימי
• אישור סופי של הנהלים – יצירת רוויזיה 0
• הזמנת בוחן חיצוני לביצוע מבדק לצורך קבלת הסמכה רשמית לתקן ISO 9000

כמה זמן לוקח כל התהליך?

אין לכך תשובה אחת מאחר והרבה גורמים משפעים: גודל החברה, מורכבות התהליכים שבה, האם יש קיימים נהלים כתובים ועדכניים ועוד.

כמה זה עולה?

התשובה המקובלת היא שזה... בחינם!

וזאת מאחר שההחזר על ההשקעה, עבור חברה שתיישם את דרישות התקן מתוך כוונה להשתפר, הוא עשרות מונים יותר גבוה מההשקעה.

יחד עם זאת, העלויות הגלויות הן: תשלום למכון המבצע את הבחינה ונותן את התקן, תשלום ליועץ חיצוני (חוסך זמן וטעויות) והרבה ניירת.

העלויות הניסתרות הן שעות העבודה המושקעות אשר לא תמיד ניתן לכמתם: שעות הדרכה ולמידה, שעות כתיבת הנהלים ובדיקתם, שעות הטמעה ועוד.

ומה אחר כך?

הפרויקט לקבלת תעודת ההסמכה הסתיים אך העובדה השוטפת רק מתחילה. הארגון נדרש להטמיע את הנהלים, לוודא כל העת שהעובדים אכן עובדים לפיהם (בעזרת מבדקים פנימיים) וכן לעבור שוב מבדקים חיצוניים, מעת לעת על פי דרישת המכון המסמיך.

ארגון שירצה למנף את התקן כדי להגיע להצלחה עסקית יפעל כל העת להכניס שיפורים בתהליכים וזאת תוך שימוש בכלים ומתודולוגיות כגון: LEAN, SIX SIGMA, TOC וכדומה.

תהליך השיפור וההתייעלות של החברה רק החל והוא ימשך מעתה ועד עולם (במידה והחברה רוצה להתפתח ולהתקדם).

---

שלחו עכשיו מייל לכתובת הבאה: m.kom40@gmail.com  ואשמח לתת

הבהרות, עזרה ומידע נוסף ומקיף יותר מהמתואר להלן  - מוטי קומפורטי

---