אחת הפעולות הנעשות באופן שוטף כמעט בכל גוף רכש היא מדידת רמתם של הספקים הקיימים. כדי שספק יוכל לספק לחברה היה עליו לעמוד במספר קריטריונים ודרישות ולעיתים הספק נבחר לאחר שבוצעה השוואה בינו לבין מתחריו. אולם משנבחר, גופי הרכש ממשיכים לבחון האם הספק ראוי, האם רמתו עומדת בדרישות החברה.

מדידת רמת הספק כוללת, בד"כ שלושה פרמטרים וציון הספק הוא שקלול של שלושתם:

• עמידה בלו"ז אספקות מול התאריכים בהזמנות
• איכות המוצרים המסופקים בהזמנה. נבדק במקור אצל הספק, בקבלה ובייצור
• שביעות רצון - חוו"ד סובייקטיבית המתורגמת לציון מספרי, של איש הרכש העובד עם הספק

השקלול בכל חברה עשוי להיות שונה לדוגמא: 40% לעמידה בלוז, 40% לרמת איכות, 20% לשביעות רצון.

המדידה נעשית בין פעמים לארבע פעמים בשנה (תלוי בארגון). איש רכש / איכות אחראי לריכוז התוצאות. הציון לגבי העמידה בלוז ורמת האיכות נלקח ממערכות המידע בארגון ואילו חוות הדעת של איש הרכש הינה, כאמור, סובייקטיבית.

חשוב מאוד לוודא שמערכות המידע ומה שמוזן לתוכן לא יכילו מידע שגוי. במידה והמידע שיוזן יהיה שגוי הן אנשי הרכש והן הספקים לא יתייחסו ברצינות הראויה לתוצאות.

יש ליידע את כל הספקים על התהליך הנ"ל, כיצד הוא מבוצע ומחושב.

את תוצאות השקלול, כלומר את ציון הספק ביחד עם פירוט יש להעביר לספקים.

בארגון בו יש מספר מפעלים/אתרים ויתכן מצב שספק מסוים מספק ליותר ממפעל אחד, יש לקבוע מדיניות האם ציון הספק יהיה שקלול של הנתונים בכול המפעלים או כל מפעל יפעל כגוף נפרד.

יש ליזום דיונים עם ספקים מהם אנו מצפים להשתפר. מטרת הדיונים היא יצירת תוכנית לשיפור ואחר כך מעקב ובקרה על ביצוע התוכנית.

ספקים שיכשלו בתהליך השיפור ינופו ויוצאו ממאגר הספקים.

כשיש יותר מספק אחד לתחום מסוים של מוצרים ניתן לקבוע מדיניות העדפת ספק לפי רמת הציון המתקבל.

יש להוקיר, בכתב, ספקים המציגים ציונים טובים וכאלה ששיפרו את ציוניהם.

 

ציוני עמידה בלו"ז

ציון העמידה בלו"ז הוא ציון בין 0 ל  100 או ציון באחוזים. הציון יחושב כמספר ההזמנות שהגיעו בתקופה מסוימת בהן היה אחור ביחס לסה"כ ההזמנות שהגיעו באותה תקופה. במידה ומערכות המידע מאפשרות זאת, רצוי להתייחס לכמות שורות ההזמנה ולא לכמות ההזמנות. (שימו לב שנוסחה זו לא לוקחת בחשבון הזמנות מאחרות שהיו צריכות להגיע ולא הגיעו. הזמנות אלה יילקחו בחשבון כשהן יגיעו בסופו של דבר).

הערות ליישום:

כדי שהמערכות יראו נכונה את ציוני העמידה, של הספק, במועדי האספקות, גוף הרכש נדרש לעדכן את מועדי האספקות בכל שינוי שלהם. שינויים שכאלה עשויים לקרות הרבה ואנשי רכש עשויים למצוא עצמם עוסקים בעדכונים חוזרים ונשנים. חשוב לפעול לכך שתהליכי עדכון הלו"ז יהיו פשוטים ומהירים (סבב חתימות על ההזמנה צריך להיות פשוט).

יש להקפיד בכל שינוי שכזה להוציא גרסת הזמנה חדשה ולקבל מהספק אישור בכתב למועד החדש.

יש לוודא שקבלת המוצרים נעשית ביום שבו הם מגיעים או לפחות הרישום במערכת מציין את יום ההגעה, גם אם הקבלה נעשתה מאוחר יותר.

יש להחליט מהוא איחור לצורך הנוסחא. האם יום אחד מאוחר יותר נחשב אחור? האם הקדמה של הספק גם היא נחשבת אי הספקה בזמן?

רצוי ליצור גרפים שיראו את התפלגות משך האיחור של כלל הספקים (ואותם גרפים גם לספקים נבחרים) את משך האיחור. כלומר איזה אחוז מאחרים עד שבוע, עד שבועיים וכו'.

ציוני האיכות

זהו ציון בין 0 ל  100 או ציון באחוזים. אופן חישוב ציון האיכות עשוי להשתנות לפי סוג החברה ויכולת מערכות המידע שברשותה. המלצתי היא שהיכן שמערכות המידע מפשרות זאת הציון יחושב כך: כמות המנות שהתקבלו ובהן התגלתה בעיית איכות ביחס לסה"כ כמות המנות.

הערות ליישום:

חישוב ציון האיכות המוצג לעיל עשוי להוביל לכך שמוצר מסוים שהתקבל מספק, נמצא תקין בקבלה ולכן בציון האיכות (בתקופת המדידה) יראה שהתוצאה תקינה. אולם במוצר זה תתגלה תקלה כשיגיע לקו היצור ואז ציון הספק ישתנה אך השינוי יקבל ביטוי רק בתקופת המדידה הבאה (בד"כ ציוני ספק נמדדים אחת לרבעון או יותר).

הדיווח על תקלות ובעיות האיכות בפריטים שסופקו מגיע מאנשי האיכות. יש לוודא שהם אכן מזינים כל בעיית איכות למערכת כולל בעיות המתגלות כשפריטי הספק נמצאים בקו הייצור. רצוי מאוד שתהיה יכולת לזהות בקו הייצור מאיזו הזמנה הגיע הפריט בו נמצאה בעיה (עקיבות).

יש להגדיר איזה סוגי בעיות איכות יחשבו כאי עמידה בדרישות. לדוגמא האם רישום שגוי או רישום חסר במסמכים הנלווים למוצרי הספק או מסמכים חסרים יחשבו כאי התאמה לדרישות – בעיית איכות (אולי יש להחשיב זאת כאחור באספקה מאחר ולא ניתן לקבל מבלי שיצורפו כל המסמכים הנדרשים).

שביעות רצון

זהו ציון סובייקטיבי בין 0 ל 100 או ציון באחוזים.

יש להכין שאלון (ממוחשב או בטופס) שאותו ימלא איש הרכש העובד מול הספק. בשאלון יהיו אוסף של פרמטרים כגון: טכנולוגיה, עמידה בתנאים ובהתניות, ביצוע לעומת התחייבות, תקשורת, טיפול בתלונות לקוח, היענות לבקשות מיוחדות, רמת שירות/תמיכה, אמינות מוצר, רמת שיתוף הפעולה עם הנהלת הספק, רמת עמידה בנהלים, רמת המסמכים האריזה ועוד. איש הרכש צריך לתת לכל פרמטר ציון וממוצע הציונים ייתן את סה"כ הציון של שביעות הרצון מהספק.

הערות ליישום:

במידה וחוות דעת זו נעשית בטפסים יש לתעד אותם בתיק הספק.

ניתן למלא טופס כזה פעם או פעמיים בשנה גם אם ציונים האיכות והלו"ז ניתנים בתדירות גבוהה יותר.

יש לשלוח את הטופס לספקים לידיעה ולתגובה. לכן בעת מילוי הטופס יש לקחת בחשבון שלספק יהיו שאלות מדוע נרשמו דברים מסוימים.

 

---

מוטי קומפורטי