במאמר הקודם הוסבר מהו 5S, למה הוא נדרש ומה יש לבצע כדי להצליח ביישומו. במאמר זה אפרט כל שלב משלבי 5S ומה יש לבצע בשלבים אלה.

SORT – מיון וסילוק
המטרה של LEAN היא לסלק את הבזבוז. כאשר ממינים נשארים רק עם מה שנחוץ. מגלים לפתע אוסף של דברים שעובדים שמרו למקרה ש.... המטרה לנהל את המשאבים והעבודה באופן אפקטיבי ע"י סילוק דברים שאינם נדרשים נקטין את ה"רעש", הבעיות (ונציף בעיות שהתעלמו מהן). כך תגדל התפוקה.
 

קריטריונים למיון וסילוק:
• התועלת של הפריט למקום העבודה
• תדירות השימוש בו
• כמה פריטים כאלה נדרשים לביצוע העבודה

על מה צריך לעבור:
• חומרי גלם
• מכשירים, ציוד תעשייתי ומשרדי וכלים
• מלאי, מלאי בתהליך, מלאי מת
• תוצרת גמורה
• אביזרי שינוע
• זה הזמן לפתוח מגירות אישיות ולסלק את המיותר (הקשור לעבודה) משם
• וכל פריט אחר באזור העבודה

מה לעשות עם מה שסולק
• העבר פריטים לאזור אחר עליו הוחלט מראש
• אחסן פריטים הרחק ממאזור העבודה
• העבר לאזור המתנה להערכה מחודשת (תוך חודש אחראי S5 צריך לוודא שהוחלט מה לעשות איתם)
• ביטול הפריט (החלט אם: לזרוק, למכור, להחזיר לספק, להעביר לגורם אחר בחברה, להשאיל לגורם מחוץ לחברה וכו')

תיעוד – במטרה למדוד את השיפור
• מה סולק
• כמה זה עלה
• מה התגלה
• גודל השטח שהתפנה
על תהליך זה יש לחזור שוב ושוב ושוב לאורך זמן

SET IN ORDER – מיקום וסימון
לא ניתן להתחיל בסימון ומיקום לפני שפינינו את איזור העבודה (שלב I). המטרה ב LEAN מניעת בזבוז. המטרה בשלב זה היא לחסל בזבוז הנוצר מחיפוש, קושי בשימוש, קושי בהחזרת פריטים למקום וכו'. אנו שואפים ליצירת עבודה תיקנית (לצורך הורדת השונות) דבר זה לא יתאפשר ללא מקום עבודה מאורגן.

מיקום
אחסון חומרים, כלים ומקבעים יהיה לפי העקרונות הבאים:
• אחסון משותף לצורך שימוש משותף
• מיקום קרוב כשתדירות השימוש גבוהה
• מקום האחסון גדול יותר ממידות הפריט המאוחסן
• שאף לכלים אוניברסאליים
• רכז כלים לפי שייכות למוצר
• שיטות לניפוק מהיר וקל

מיקום פריטים בתחנת העבודה יהיה באופן כזה שיהיו מינימום תנועות של העובד מתקנים יהיו בגובה הנכון לביצוע העבודה
אזור העבודה יהיה נגיש לכל החומרים, החלקים, הכלים והמקבעים.

סימון - בקרה ויזואלית
בקרה ויזואלית מאפשרת לראות ולהבין את זרימת העבודה והפעילות הנעשית באזור העבודה. בעזרת הבקרה הויזואלית מקבליים מידע לגבי שייכות הפריטים וכמה צריכים להיות, לגבי התהליך המתבצע, מצבו ואיכות. בקרה ויזואלית נעשית ע"י מיפוי אזור העבודה, סימונים ולוחות תצוגה באזור העבודה.

מפת אזור העבודה (LAY OUT)
מפה המציגה את אזור העבודה וכוללת את מיקום כל הפריטים באזור העבודה (מכונות, ארוניות, אמצעי שינוע וכו')
רצוי ליצור מפה לפני תחילת יישום S5 ולאחר היישום. המפה צריכה להתעדכן באופן שוטף עם כל שינוי שיוחלט עליו. בעזרת המפה ניתן להחליט היכן למקם כל דבר באזור.
יחד עם LAY OUT יש להכין תיק עמדה/אזור עבודה. אופן תכנון LAY OUT והכנת תיק עמדה יפורטו במאמר נפרד.

סימונים באזור העבודה
יש לעשות שימוש בלוחות סימון ועליהם: שם העבודה/האזור, מיקום המלאי, הציוד, רשימת תהליכים קבועים באזור וכן שרטוט LAY OUT. על גבי הלוח יהיו הסימונים (בהתאם לצורך) הבאים:
• סימון למיקום – לאן הולך הפריט
• סימון לפריט – מציין שפריט מסוים הולך למקום מסוים
• סימון כמות – כמות הפריטים ושייכותם
שימוש בצבע לצורך סימונים יעשה כשרוצים להגדיר אזורים, גבולות ו/או שלבים. הדבר יעשה לפי סטנדרט ובצבעים בהירים (דוגמא: אזורי עבודה-ירוק, מעברי הליכה, כתום, פסי מעברים-צהוב)

SHINE – מירוק/ניקוי
יש לקבוע מי אחראי לניקוי, מהי תדירות הניקוי ומה מנקה כל אחד: פריטי מחסן (חו"ג, טובין, מוצרים), ציוד (מכונות, כלים, ריהוט), אזורי עבודה (מעברים, קירות, גגות, מדפים, תאורה). ניתן להשתמש ב LAY OUT לסימון אזורי הניקוי ושמות האחראים.
יש לבצע בקרה לנושא זה כל יום בתחילתו ובסופו.
יישום שלב זה מוביל:
• ליצירת אזור עבודה כולל: כלים, מכונות, ציוד ופריטים נקיים – כל היום.
• סביבת עבודה נעימה לעובד
• שמירה על כל דבר במצבו הטוב ביותר
• מאפשר ביקורת טובה יותר (בגין היכולת להבחין בפרטים הקטנים)
• בטיחות גבוהה יותר עקב תשומת לב מוגברת של עובדים לסביבת עבודתם
• חיבור חזק בין עובד למקום עבודתו – משפיע לטובה על האיכות

STANDARDIZE – מיסוד
מטרת המיסוד היא להפוך את שלושת השלבים הקודמים לחלק מהעבודה השוטפת. בכך נמנעת התדרדרות למצב הקודם. באופן זה העובדים מבנים שהנושא חשוב להנהלה עד כדי כך שבחלוף הזמן הם לא רואים דרך עבודה אחרת.
המיסוד יקרה ע"י מינוי (עם כתב מינוי) אחראי אזורי ומפעלי. רישום של כל המידע לעיל ב LAY OUT, הגדרת לו"ז לביצוע פעילויות בקרה, הכנת רשימת תיוג לפעולות שיש לבצע (כל יום/שבוע או מועד אחר) והעובד שצריך לסמן "" שביצע את הנדרש והרבה שיווק ובקרת הנהלה בכירה.
האחראי חייב לדחוף לשיפור מתמיד בביצועים וזאת ע"י כך שבכל פעם שצצה אי התאמה לדרישות ישאל "למה" במטרה להגיע לשורש הבעיה.
מיון חייב להתבצע באופן שוטף כך שלא יצטברו פריטים וכלים מיותרים באזור העבודה.
יש לסדר את אזור האחסון כך שיהיה קשה לטעות במיקום אליו יש להחזיר פריטים או להוסיף פריטים מיותרים.
חובה לתעד ליקויים, לחפש את הגורמים להיווצרות לכלוך ולסלקם.

SELF DESCIPLINE – משמעת עצמית
הביטוי לכך שהגענו לרמה זו היא שכל השלבים הקודמים מתקיימים באופן שוטף ותדיר ללא מאמץ ניהולי אלא כחלק משגרת העבודה ולוחות S5 מנוהלים ומבוקרים כדרך שיגרה. כדי להגיע לכך יש לבצע הדרכות, להציג הצלחות (לשווק את הנושא), לדון בכך בדיוני הנהלה, רבעוניים.

במאמר הבא אציג טבלה בה ניתן להשתמש על מנת למדדת את רמת ה 5S במפעל ולאפשר התקדמות ושיפור מתמיד.

מוטי קומפורטי