כלי חשוב בישום LEAN אחד השלבים החשובים בייעול תהליכים מתחיל במיפוי שלהם. אירועי קייזן רבים מתחילים במיפוי תהליכים. שיפור תהליכי עבודה של מחלקות, גופים, פרויקטים ועוד מתחיל עם יצירת "מפת" תהליכים.
מיפוי תהליכים הוא הצגה חזותית של תהליך בעזרתו יוצג:

• סדר השלבים בתהליך
• מה נכנס ומה התוצרים של כל שלב בתהליך
• משך זמן התהליך ונתונים נוספים

המיפוי מאפשר

• לבטל ולאחד שלבים בתהליך
• לקצר המתנות
• להפחית את זמן המחזור כולו

מהלך המיפוי

• יש להחליט מראש מהיכן מתחיל התהליך הממופה והיכן מסתיים
• יש לשלב בתהליך את כל הגורמים המעורבים בו כולל הספקים והלקוחות שלו
• מנחה המכיר את נושא מיפוי תהליכים, צריך להוביל את תהליך המיפוי
• במהלך המיפוי כל אחד מהמשתתפים מתאר רק את הפעולות שהוא מבצע (אסור שאחר יתאר זאת במקומו)
• כל משתתף קובע רק את הזמנים (הגרעין והמחזור) הקשורים לפעולות שהוא אחראי להן
• לעיתים מסתבר שתהליך מסוים מתפצל למספר תהליכים. במקרה כזה יש לדון בכל תהליך בנפרד.
• המדבקות המסמלות כל שלב בתהליך מודבקות לפי סדר ביצוע השלבים בתהליך
• בסיום המיפוי כל חברי הצוות צריכים להסכים על התוצאה 

לאחר המיפוי

יש לבצע ניתוח לתהליך

• מתקיים דיון שמטרתו: לבטל המתנות, לבטל פעילויות ללא ערךללקוח (NVA), לאחד ולקצר שלבים, להפחית את כמות התנועות בין הגופים המעורבים בתהליך ועוד.
• יש לרשום את כל הרעיונות שהועלו ע"ג לוח
• יש להחליט איזה מהרעיונות מתכוונים ליישם ומכניסים אותם לתוכנית פעולה
• יש להכין מפה לתהליך החדש וכל המשתתפים בדיון צריכים להסכים על תהליך זה

אופן המיפוי ועזרים טכניים

• מיפוי תהליך נעשה בד"כ ע"ג מדבקות נייר POST IT
• כל שלב מסומן בעזרת נייר
• כל גוף בתהליך מיוצג ע"י נייר בצבע שונה
• אם המקום מאפשר זאת רצוי לשים כל צבע שונה של מדבקה בגובה פיזי שונה ע"ג הלוח
• ע"ג כל נייר רושמים את: תאור הפעולה או השלב, מספר השלב, זמן גרעין לביצוע וזמן מחזור לביצוע
• כל שלב מסומן בנקודה או מדבקה עגולה כאשר:
  ירוק=VA
  צהוב=NVA אבל נדרש
  אדום=NVA
• מדבקת POST IT המודבקת בצורת מעויין מסמנת שלב בו יש לקבל החלטה
• מדבקה מעל מדבקה מסמלת שלבים במקביל ומדבקה ליד/בהמשך למדבקה מסמלת שלבים בטור

---

מוטי קומפורטי