ניהול ספקים
כחלק מהתפתחות תהליכי הרכש בחברה, חברות מפעילות תהליכי ניהול ספקים. תהליכים אלה דורשים הפעלת כ"א יקר אשר פועל מול מעט ספקים (כחמישה ספקים). באחת החברות בהן ביקרתי סיפרו לי על כך שיש להם מנהל הספקים אשר מנהל כ 20 ספקים. ההגדרה שלהם למנהל ספקים היא: אדם האחראי לטיפול במספר ספקים תפקידו: לוודא ולבקר את מצב האספקות וכן להוציא הזמנות לספקים אלה. מדי פעם הוא מבקר אצל אחד הספקים כדי להכירו יותר מקרוב. לא לכך אני מכוון במאמר זה.
המטרות של ניהול ספקים הן
הורדת סיכונים ברכש
בקרה על התקדמות המוצרים אצל הספק
השפעה על המתרחש אצל הספק
שיפור הקשר והתקשורת עם הספק
טיפול בצרכי הספק בתוך החברה
לפעול להורדת עלויות
כדי לעמוד במטרות אלה מנהל ספקים אמור לשהות זמן רב מזמן העבודה שלו בחצרי הספק ולהכיר היטב את התהליכים והעובדים אצל הספק. באופן כזה הוא יכול להשפיע על קידום מוצרי החברה וזירוז תהליכים אצל הספק וכן יכול להתריע מפני חריגות אשר עשויות לצוץ (הן באיכות והן בלו"ז להספקה). ניתן לומר שמנהל הספקים הוא העיניים והאוזניים של החברה בחצרי הספק. במקומות מסוימים מנהל הספקים אף לא עוסק בהוצאת הזמנות לספקים שהוא מנהל.
בגלל שהותו הרבה בחצרי הספק, מנהל הספקים מכיר את עומס העבודה אצל הספק. במקרה כזו אם החברה מתכוונת לבצע הזמנה כשיש עומס גבוה, מנהל הספקים יכול להתריע על כך ולמצוא לכך פתרון (אצל הספק המנוהל או אצל ספק חליפי).
לאחד ממנהלי הספקים שלנו נודע שלקוח עקרי של הספק הוריד פעילות באופן דרסטי ושמספר עובדים פוטרו וכן יש מעט עבודה במפעל. בבדיקה מעמיקה שביצע גילה שהספק עומד לפני פשיטת רגל. מנהל הספק הודיע על כך באופן בהול לחברה והחברה, בפעולה מהירה, שלחה מספר משאיות שהעמיסו את כל מוצריה (בשווי עשרות אלפי דולרים), מתקניה וחו"ג שהעבירה לספק והחזירו אותה למפעל. לקוחות אחרים שלא עשו כך לא יכלו להוציא את הציוד שלהם לאחר ההכרזה על פשיטת רגל.
במקרה המתואר לעיל מנהל הספקים הצדיק את עלותו. אולם, מאחר והעלות להחזקת כ"א לניהול ספקים היא גבוהה יש ליצור מספר קריטריונים להחלטה איזה ספק יש לנהל באופן שכזה. כאשר קריטריון מרכזי אחד עומד מעל כולם, מה עלות הנזק האפשרית מאי ניהול הספק. להלן מספר קריטריונים נוספים:
קב"מ יחיד או בלעדי
קב"מ מולו יש פעילות רבה בהיקפים כספיים
קב"מ מולו יש פעילות רבה בכמות ההזמנות
קב"מ המייצר מוצרים בעלי רמת מורכבות גבוהה
קב"מ המייצר פריטים שהם בליבת המוצרים של החברה
ככל שהספק נמצא בריחוק גיאוגרפי גדול יותר מחצרי החברה לקריטריונים אלה משמעות רבה יותר. לגבי ספקים הנמצאים בחו"ל יש לשקול שימוש בחברה מקומית (מקובל במיוחד בעבודה מול ספקים במזרח) או נציג של החברה אשר יגור בארץ הספק.
מה הן הדרישות ממנהל הספקים
להכיר היטב את התהליכים אצל הספק. תהליכי הייצור וכן כל תהליכי המנהלה.
להכיר את העומסים אצל הספק ולהכיר את הלקוחות העיקריים שלו.
להכיר היטב את כל עובדי הייצור המעורבים בתהליכי ייצור המוצרים של החברה ממנה מגיע מנהל הספקים.
להכיר היטב את המנהלים אצל הספק.
לדעת על מצבו הפיננסי של הספק ובמיוחד להבחין בנושאים שעשויים להשפיע על מצבו הפיננסי.
להכיר את המוצרים המיוצרים אצל הספק, את חשיבותם לחברה והאופן שבו מוצרים אלה משתלבים במוצר לאחר שמגיעים מהספק.
ללמוד את הסיבות לכשלים שהתגלו במוצרי החברה אשר יוצרו אצל הספק, לוודא שנמצא לכך פיתרון (ואף לעזור באיתור הפתרון) ולוודא שהפתרון יושם.
לדווח באופן שוטף למנהלי הפרויקט/המוצר ו/או הרכש (תלוי במבנה הארגוני בחברה) על מצב הזמנותיהם ועל סיכונים, במידה ויש. דוחות מנהל הספקים חייבים להיות מתועדים וחייבים להכיל נושאים לטיפול ותאריכי יעד לטיפול.
לטפל בכל הבעיות והקשיים שיש לספק בתוך החברה (בד"כ בנושאי תשלומים או עיכובים בקבלה למחסן).
מוטי קומפורטי
