כמוצג במאמר קודם העוסק במדידת שרשרת האספקה. גוף הרכש צריך לשים לו למטרה להגיע לרמת שותפות ביחסי החברה וספקיה.

בעבר היה מקובל שהחברה פונה לספקים כאשר אין לה ברירה ואופי ההתקשרות שלה איתם היה: הזמנה בכל פעם שצריך והספקים יבחרו על בסיס מחיר. אחר כך כמובן החלו להתייחס גם לזמן האספקה ולאיכות המוצר המסופק. אם היו הסכמים עם ספקים הם היו לטווח הקצר ביותר האפשרי מתוך מטרה שבפעם הבאה תהיה שוב תחרות והורדת מחירים לספק. בראיית החברה הספק היה גוף חיצוני לחברה והיחסים איתו מועדים לחיכוכים. מטרת החברה הייתה, לאתר ספקים שיתנו לה את המחיר הזול ביותר ובתנאים הטובים ביותר לחברה גם אם הספק יפסיד מזה. כדי להשיג את המחיר הזול ביותר פנו בבקשות להצעות מחיר למספר גדול של ספקים וכל הספקים ידעו זאת. כדי לשפר את העמידה בזמנים של הספק החברות סיגלו לעצמן תהליכים של זירוז וקידום אספקות שבוצעו ע"י הקניינים.

אולם ככל שהתחרות גברה נדרשו ארגונים להתייעל עוד ועוד. הארגונים החלו להתרכז ביכולות הליבה שלהם ולהזמין אצל ספקים את כל מה שאינם יכולים לייצר בעצמם. כך הפך הארגון יותר ויותר תלוי בספקיו. חברות בהן מפתחים מוצרים נדרשו להתייעץ עם ספקים שיודעים לייצר אותם כחלק מהתיכון ליצוריות. בנוסף כחלק מההתייעלות חברות רצו שספקים יספקו מוצרים ברמת איכות גבוהה כדי שלא יבזבזו זמן על החזרות ועצירת הקו וכן שיספקו ישירות לקו היצור. כל אלה ועוד הובילו את הארגונים לתובנה שעליהם לשתף את הספקים בתחזיותיהם, במטרותיהם ובתהליכים שלהם ומצד שני הארגונים הבינו גם שעליהם להכיר היטב את הספקים לפני שהם הופכים להיות תלויים בהם.

 מכאן החל תהליך שמטרתו שיתוף פעולה עם ספקים. משמעות הדבר היא שהספק הוא לא "אויב" או גוף זר לארגון. במקום זאת הספק הוא כמעט חלק מהארגון. כעת התפתחו הגדרות לגבי סוגי ספקים, בעיקר בארגונים בינוניים וגדולים:

• ספק ראוי: ספק שאמור לעמוד בתנאי סף מינימאליים שהארגון מגדיר. נדרשת הגדרה נכונה של בחירה, הערכה, ודירוג של ספקי הארגון
• ספקים נבחרים: ספקים שהארגון מפקח על ציוניהם וביצועיהם באופן תדיר. (כל מי שמספק לארגון הוא ספק. אך לא לכל ספק נותנים ציון על איכות וזמן אספקה. לדוגמא: יועצים ונותני שירות שונים)
• ספקים מבוקרים: ספקים שהארגון נותן להם משוב על ציוניהם וביצועיהם. מבין הספקים שהארגון נותן להם ציונים, יש ספקים שהארגון בוחר לתת להם על כך משוב ולקבל מהספקים תוכניות לשיפור הציונים והביצועים.
• ספקים מנוהלים: ספקים שהארגון החליט לשים בעל משרה שישהה במרבית זמנו אצל ספק (ראה מאמר: ניהול ספקים) במטרה לעקוב מקרוב אחר הנעשה אצל הספק.
• פיתוח ספקים: ספקים שהארגון בוחר להשקיע בהם שעות, וידע במטרה להביא אותם לרמת יכולת מסוימת.

השתנתה הגישה. כעת רוצים לשתף את הספק ולצורך כך צריך לעקוב, לנהל ולהעריך את הספקים. אך לא ניתן לעשות זאת כשיש כל כך הרבה ספקים. בנוסף, מאחר והארגון משקיע בספקיו הרי שהארגון רוצה ליהנות לאורך זמן מפירות ההשקעה. כל אלה ועוד הובילו להבנה שיש לצמצם את כמות הספקים. יש לחתום עם ספקים על הסכמים ארוכי טווח וככל שלארגון יש יותר ספקים איתם חתם על הסכמים ארוכי טווח הארגון הופך יעיל יותר. יש לוודא שספקים לא יפסידו מעסקאות שהם עושים עם הארגון.

כתוצאה מזה, ספקים מרגישים יותר בטוחים בעבודה עם הארגון. שיתוף הפעולה הוא הדדי וכעת, ספקים נבחרים משתפים פעולה בהעברת נתונים, פירוט הצעות מחיר וכן חיפוש דרכים להורדת עלויות. קיים מגע אישי עם ספקים נבחרים ובעיקר ספקים מנוהלים אשר מאפשרים למנהל הספקים להסתובב באופן חופשי בחצרי הספק. כמובן שלא הכול אידיליה אך בגישה החדשה בעיות שנוצרות נפתרות באופן משותף והדדי  במטרה ששני הצדדים יהיו מרוצים.

הרמה הגבוהה ביותר של שת"פ עם ספקים באה לידי ביטוי בשיתוף הספק בפיתוחים עתידיים של הארגון במטרה ליעל, לשפר את המוצר העתידי ולהוזיל אותו.

 סיכום: מה יש לבצע כדי להגיע לשת"פ

להלן אוסף של נקודות אשר ביצועם מוביל לשת"פ של הארגון עם ספקיו:

• משוב לספקים על ביצועיהם (דורש מתן ציונים לספקים)
• בקרה על תוכנית עבודה של ספקים לשיפור ביצועיהם (דורש לקבל מהספקים תוכנית שכזו)
• ניהול ספקים
• פיתוח ספקים
• הסכמי מסגרת
• הסכמים ארוכי טווח
• הצעות המחיר של הספק מפורטות ומסבירות איך הגיע למחיר שהציע
• הספק מספק מידע על הצפוי בשוק חו"ג שלו או מידע אחר שעשוי להשפיע על עלוות וזמינות
• צוות משותף ספק-ארגון מחפש כיצד להוזיל עלויות, לשפר תהליכים
• הספק שותף לתהליכי הפיתוח
• בעיות שמתעוררות בין הספק לארגון נפתרות באופן אופטימאלי לשני הצדדים
• הארגון מעביר תחזיות לספק
• הספק מחזיק מחסנים בחצרי הלקוח
• הספק מחזק קיט BUFFER ממוצרי החברה על מדפיו
• אספקות ישירות לקו או למחסן
• הספק משתתף באירועי קייזן
• הארגון מבצע סקר שביעות רצון ספקים במטרה לאתר נקודות לשיפור

 

המתואר לעיל זו למעשה הגישה בעשור האחרון של ארגונים השואפים למצוינות תפעולית. כמובן שלא כל הארגונים נוהגים בכל הספקים באותו האופן אך מרבית הארגונים הגדולים פועלים כדי להטמיע גישה זו ככל שניתן. יחד עם זאת ישנם מצבים בהם למרות האמור לעיל כן נרצה לתחר הרבה ספקים, אך על כך במאמר אחר....

---

מוטי קומפורטי