אחד התהליכים המרכזיים במחסן הוא תהליך איסוף הזמנה/דרישה. תהליך זה מתחיל בדרישה לאיסוף ומסתיים בהעברה ללקוח. כמעט בכל המחסנים יש יותר תנועות הוצאה מתנועות כניסה למחסן (למחסן נכנסות כמויות גדולות אשר יוצאות בהרבה מנות קטנות). מכאן שיש יותר תהליכי איסוף מאשר תהליכי אחסון של סחורה נכנסת. כמובן שתהליך האיסוף משמעותי יותר ללקוח מתהליך הכניסה של חומר למחסן. הלקוח רוצה את הפריטים מהר, בכמות נכונה וכמובן ללא טעויות בסוג הפריטים או בניירת מלווה. משמעות הדברים לעיל שכ"א במחסן עוסק בעיקר בנושאים אלה כלומר יש לכך משמעות כספית רבה ולכן תהליכים אלה חייבים להיות יעילים ככל הניתן.

שיטות האיסוף יושפעו ממגוון פרמטרים המשתנים ממחסן למחסן:

• האם נדרש להוסיף משהו למוצר (לדוגמא: מדבקות, אריזה)
• סוג האיסוף: בבודדים, במשטחים או במארזים
• סוג ותכונות הפריט (מזון, אלקטרוניקה וכו')
• סך כמות הוצאת פריט במהלך תקופה מוגדרת
• כמות פריטים בכל איסוף וכמות איסופים לכל דרישה
• כמות איסופים לכל יחידת אחסון
• כמות יחידות אחסון
• כמות הדרישות

ישנם מחסנים בהם מתקיימים אוסף של פרמטרים שונים זה מזה ולכן נדרש ניהול והתייחסות שונה לכל פריט בהתאמה.

מדידת ניהול מחסן - תהליך איסוף

מדידה נכונה של הצלחת המחסן צריכה להתבצע דרך משקפי הלקוח, כלומר יש למדוד את הפרמטרים שמעניינים את הלקוח כמדדים מובילים ומדדים אחרים כמדדי משנה. כך לדוגמא, יש למדד "משך זמן לאיסוף" ואת "רמת הדיוק או האיכות של האיסוף". מדד תפעולי הפחות חשוב ללקוח הוא מדד התפוקה.

משך זמן לאיסוף – למעשה מודדים במדד זה את כל התהליך מקבלת דרישה לאיסוף עד אספקה ללקוח. כאשר המטרה היא לספק ללקוח כמה שיותר מהר עד כדי זמן של כמעט אפס.

רמת הדיוק/האיכות – זו מדידה של טעויות באיסוף ובניירת. האם נאסף הפריט הנכון, האם הרישום ברישומים המחסנאים נכונים, האם כמות הפריטים הרשומה במחסן אכן מדויקת והאם המיקום הרשום שלהם אכן נכון.

כדי לשפר מדדים אלה יש לשפר את יכולת האיסוף, הרישום, כח האדם והאמצעים המשמשים אותו. לכן מדדים אלה נחשבים חשובים ביותר לניהול מחסן ולכן יש לקחת בחשבון את הפרמטרים הרשומים מעלה כדי להחליט על סוג כ"א, סוג אמצעי האחסון וסוג אמצעי השינוע.

רצוי מאוד לאחסן פריטים לפי רמות הביקוש שלהם מהמחסן. גישה זו דורשת ניתוח תקופתי (אחת לשנה או לפי פרמטר אחר) של רמות ביקוש של פריטים מהמחסן ולפי זה להחליט היכן לאחסן כל פריט. סביר להניח שמרבית הפריטים יישארו רוב הזמן במקומם. אולם יתכן שפריט מסוים כבר לא שימושי או הגיע לסוף מחזור חייו ולכן יש צורך להזיזו למקום אחר במחסן בהתאמה. אחסון שכזה ישפר מאוד את המדדים הרשומים מעלה ויגביר את שביעות רצון הלקוחות.

דרך נוספת לייעול המחסן היא להקצות לפריטים רלוונטיים מקום באזור התנועות המהירות ולשים במקום אחר במחסן מלאי נוסף מאותו הפריט. כך יש יותר מקום לפריטים באזור התנועות המהירות אך כמובן צריך לנהל שיטה ויזואלית, פשוטה המראה מתי יש לחדש את המלאי. אגב, שיטה זו קיימת בד"כ באולמות ייצור שם מחזיקים מלאי קטן של פריטים כגון ברגים ואומים אשר מחדשים מלאי זה מתוך המלאי הכללי בכל פעם שמגיעים לרמות מינימום.

 

 מוטי קומפורטי