התפעול בחברות   Start-Up   כמו החברות עצמן נמצא בתהליך הקמה. תפעול בחברות SU מאופיין בשינויים מתמידים, מהירים שהולכים ומתמתנים ככל שהחברה מתייצבת. תפקיד התפעול בחברות SU, מלבד טיפול בתפעול השוטף הוא להניח את היסודות לפעילות שרשרת האספקה.

לעיתים, כתוצאה מחוסר הניסיון הניהולי של צוות הפיתוח או מהרקע ומריכוז מאמצים בצד הפיתוח בלבד, לא מתבצעת הערכות תפעולית נכונה אשר תאפשר לחברה, בהמשך הדרך, להתמודד עם הדרישות התפעוליות ולממש את יתרונה לאורך זמן.

במאמר זה אתאר את פעילות התפעול בחברות SU רבות המפתחות מוצרים פיזיים. כמובן שישנה שונות בין חברה לחברה בתהליכים ובלוחות הזמנים אך העקרונות המתוארים במאמר דומים.
 

סיום פיתוח ראשוני

בשלב זה החברה היא גוף קטן של אנשים, בעיקר אנשי פיתוח, לעיתים חלוקת התפקידים ביניהם בתחומים שמעבר למומחיות שלהם היא על בסיס חברי/וולונטרי. פרויקט הפיתוח נוהל בד"כ כמיטב המסורת הישראלית – קיצור תהליכי פיתוח (בשלב הזה הנזק מקיצור התהליכים לא מורגש ולא ידוע). החברה מתנהלת כמו מעבדת פיתוח. הסתיים שלב אלפא ואולי אפילו בטא עדיין אין מכירות בארגון אך נוצר שיתוף פעולה עם לקוח אסטרטגי. זה השלב בו התפעול נכנס לתמונה.

מנהל התפעול אחראי, בשלב זה, לבאים: ייצור, רכש, מלאי, שילוח, תקנים, איכות, הנדסה, מערכות מידע במקרים רבים מנהל התפעול גם נדרש לטפל בכל התחומים האדמיניסטרטיביים – טיפול בכ"א, אחריות לתחזוקת מבנה, ניהול רשת מחשבים ועוד. כלומר מנהל התפעול אחראי לכל מה שאינו כולל: פיתוח, שיווק ומכירות, כספים.
בשלב זה מנהל תפעול צריך להכניס את הדברים לסדר וארגון בסיסי ולהתחיל להתוות את האסטרטגיה להמשך הדרך. שלב זה הוא קצר יחסית. בנוסף בשלב זה מנהל התפעול חייב לוודא שהפיתוח מתייחס בתהליך התכנון להיבטים תפעוליים כגון תקנים, תכנון לייצוריות (DFM), עלויות שילוח ועוד.

הנדסה

בשלב בו יש מוצר (אלפא או בטא) שאותו יש כוונה להעביר לבחינת לקוח יש להגדיר ולבנות תיק מוצר המכיל את כל המידע הנדרש לייצור המוצר. זהו השלב של איסוף נתונים ותיעוד המוצר. בשלב זה גם מתקבלות החלטות לגבי בדיקות קבלה, בתהליך וסופיות וכן הגדרת טפסי הבדיקה הרלוונטיים.
מוגדרים טפסי "שינוי". כל שינוי יבוצע בעזרת בקשה לשינוי ECR ולאחר האישורים ECN יבוצע השינוי. בד"כ שלב זה לוקה בטעויות מאחר ואנשי הפיתוח התרגלו לעשות את השינויים שרצו ללא טפסים ובקשות. בנוסף מרכיב הזמן הנדרש להכנה ללקוח יוצר לחץ על מובילי החברה לוותר על ניירת או להשלימה בהמשך.

תקנים
בתחילת דרכה, התקנים היחידים שהחברה מתעניינת בהם הם התקנים הנדרשים ע"י הלקוח והמקובלים בתחום הטכני בו עוסקת החברה. FDA, CE, FCC וכו' במרבית המקרים אלה הם רגולציות שאם המוצר לא יעמוד בהם הלקוחות כלל לא יבחנו את המוצר ולעיתים גם אי אפשר יהיה להכניסו ולהפעילו למדינת היעד. כחלק מתהליך הנדסה יש להחליט איזה בדיקות יעבור המוצר ע"מ שיהיה ניתן לעמוד בדרישות. לעיתים פעילות זו נעשית עם יועצים וקב"מ. בתהליך זה מעורבים תהליכי: ייצור, הנדסה, רכש ופיתוח.
תקנים בנושא ניהול תקין כגון ISO9000 עולים על הפרק רק אחר כך כאשר החברה מתכוננת להתחיל לייצר או שנדרש בוחן חיצוני לסקור את החברה כדי לקבל אישור (FDA, GDP, FAA וכו').

רכש
בשלבים הראשונים עצי המוצר, הפריטים, הספקים וכו' מנוהלים כולם בעזרת גיליונות EXCEL.
הרכש ממוקד בבניית מערכת רכש בסיסית: הגדרת טפסים (בקשת הצעת מחיר, הזמנת רכש) עם יכולת מעקב ובקרה עליהם. בנוסף מושקע זמן באיתור מקורות אספקה, שליחת הצעות מחיר, הזמנות ובמעקב אחר אספקות בזמן.
קבלני משנה בהם נעזרים, הם בד"כ קבלנים בעלי מומחיות ספציפית כגון: ייצור והרכבת מעגלים, ייצור וטיפול בחומרים מיוחדים וחומרים מרוכבים ועוד.

שרשרת האספקה אינו נושא על הפרק בשלבי ההתחלה.

מלאי

המלאי כמעט ולא מנוהל בשלבים הראשונים, מלבד מלאי של פריטים ייחודיים ופריטי LLI. מרגע הצטרפותו של מנהל תפעול מתחיל תיעוד של המלאי בעזרת EXCEL. המלאי נסגר במגירות ולעיתים אף בחדר יעודי. אין תכנון מלאי מעבר לבקרה על מה שנכנס ומה יצא.
מנהל התפעול מבצע גם תיעוד של מלאי המחשבים, התוכנות והציוד בחברה כולל ספירות מלאי כשהן נדרשות.

ייצור
במרבית החברות בהן יש אלמנט של ייצור/הרכבת מוצר ישנו עובד אחד או מעט יותר אשר מבצע את הייצור בפועל. כל אחד מאנשי הפיתוח הרלוונטיים מבקש שיכינו/יתקנו/ישנו את מה שהוא צריך. בשלבים מעט יותר מתקדמים איש הייצור הוא זה שמרכיב ומפרק את המוצר. הוא מכיר את המוצר מהיסוד ופעמים רבות שומר אצלו גרסאות שונות שעברו דרכו לייצור המוצר. כלומר הייצור הוא ייצור עבור פיתוח. סוג עבודה שכזה יידרש עוד הרבה זמן, אך מרגע כניסתו של מנהל התפעול עליו להביא לכך שמוצר אשר ייוצר באופן כזה לא יועבר ללקוח אלא אם יש לו את כל התיעוד הנדרש ועבר בדיקות סופיות.
תהליכי ייצור מתקדמים אינם רלוונטיים ואינם ישימים בשלב זה.

אריזה
אורזים בקופסאות שנרכשו אך לא תוכננו מראש למוצר זה. או שמעבירים לקב"מ שיבצע אריזה.

כ"א תפעולי
יכלול מנהל תפעול, מספר עובדי ייצור בודדים ועובד כללי אחד



במאמר הבא בנושא - התפעול נכנס לפעילות אינטנסיבית

מוטי קומפורטי