המשך - הנחיות לעבודה עם טבלת הבקרה על יישום 5S
עמודה שלישית – ניקיון
רמה 1 – ניקוי השטח מבוצע באקראי.
מדי פעם מנקים את אזור העבודה. לא על בסיס קבוע ולא ע"פ תוכנית עבודה מוגדרת.
רמה 2 – בוצעו פעולות ניקיון התחלתיות. כל המכונות והציוד צבועים באופן נאה. ספסלי העבודה ושולחנות חופשיים מפריטים מיותרים.
ניקו באופן מקיף את אזור העבודה, הכלים, המכונות, אזורי האחסון וכו'. כלים ומכונות נצבעו או כיסו בצורה יפה (לפי הצורך). אזור העבודה מכיל רק את הפריטים הנדרשים. כל פריט שאינו שייך ולא נדרש להיות באזור העבודה הוצא.
רמה 3 – בעיות הניקיון אותרו ופעולות מניעה מתועדות במקום.
הוגדר מה יש לצבוע על בסיס תקופתי. הוגדר מה עוד יש לצבוע ולנקות באופן יסודי מלבד מכונות וכלים. סומנו כלים שבורים, סדוקים ולא תקינים. במקומות בהן יש מכונות חשוב שהמכונות יהיו נקיות ושהרצפה תצבע בצבע חלק בהיר (כדי שכל לכלוך/שמן הנופל מהמכונה יבלוט ויתריע על בעיה). יש לנקות גם באזורים שמעל גובה העיניים. במידה וביצוע ניקיון דורש פעולות מיוחדות, שימוש בכלים מיוחדים וכו', יש לתעד את השיטות הנדרשות לביצוע הניקיון ואת הכלים והחומרים הנדרשים.
רמה 4 – האחריות לשמירה על סדר בשטח העבודה מוגדרת וממומשת יום- יום. חומרי ניקוי מאוחסנים וזמינים בנקל.
הוגדר מי, מתי והיכן ינקו כל יום/שבוע. ההגדרות הן בכתובים ומפורסמות בשטח העבודה. חומרי הניקוי הנדרשים לניקוי השוטף נמצאים באזור העבודה. העובדים הם המנקים את כלי העבודה שלהם. העובדים מבינים שביצוע הניקיונות השונים מטרתו לאתר ליקויים (סדקים, נזילה מהמזגן, התרופפות של ברגים וכו') וכן לדאוג לאזור העבודה (והמחיה) שלהם ולהנאה מאזור המחייה שלהם.
רמה 5 – שמירה על סדר בשטח העבודה היא חלק משגרת החיים. סוגיות ניקיון מטופלות באמצעות פעולות תיקון.
ניתן לוודא באופן ויזואלי שעובדים מבצעים את הניקיונות על בסיס שוטף (checklist). נמצא תיעוד של ליקויים, אי התאמות ובעיות שהתגלו במהלך הניקוי השוטף. מבצעים חקירה יסודית לבעיות שהתגלו במהלך הניקיונות (בעיות כגון טפטוף שמן או חדירה של מים וכו'). בנוסף מחפשים דרכים איך למנוע לכלוך ולצמצם את השעות המושקעות בניקיון.
עמודה רביעית – הקפדה
רמה 1 – במקרים מסוימים שיטות העבודה מתועדות.
קיים תיעוד בנהלים של שיטות ותהליכי העבודה. בחלק מהמקרים קיימים סטנדרטי עבודה. התיעוד לא תמיד נמצא באזור העבודה. ואם הוא באזור העבודה הוא לא תמיד מוצג באופן ויזואלי.
רמה 2 – הצוות הגיע להסכמה באשר לפריטים, שיטות העבודה ואמצעי הבקרה בשטח העבודה. קשה למבקרים לאבחן את העבודה המבוצעת ולאתר את מיקומה: העובדים במקום בדרך כלל, יכולים.
קיים תיעוד בנהלים של שיטות ותהליכי העבודה. בחלק מהמקרים קיימים סטנדרטי עבודה. התיעוד תמיד נמצא באזור העבודה אך הוא לא תמיד מוצג באופן ויזואלי כך שמבקר חיצוני יכול לדעת מהן השיטות. העובדים כולם מכירים את התהליכים ויודעים לאתר את הנוהל המתאים, במידת הצורך. כך גם לגבי רשימות חלקים, כלים, מסמכים ועוד.
רמה 3 – הצוות תיעד את הפריטים הנחוצים, את שיטות העבודה, את אמצעי הבקרה בשטח העבודה והעמיד אותם לרשות הכלל בשטח העבודה. במקצת המקרים יכולים המבקרים לאבחן את העבודה המבוצעת ולאתר את מיקומה.
נתלו רשימות הכלים והפריטים הנדרשים לאזור העבודה באופן שקל לראותם ולהבינם. אין תמיד הצגה וויזואלית של השלבים והתהליכים. לא בהכרח ניתן לזהות על איזה פריט עובדים כרגע ולפי איזה סטנדרט. העובדים מכירים את הנהלים והשיטות. מבקר חיצוני יכול להעריך את העבודה המבוצעת אך לא בפשטות.
רמה 4 – הצוות מפעיל כל יום שיטות עבודה תקניות ואמצעי בקרה בשטח העבודה. ברוב המקרים יכולים המבקרים לאבחן את העבודה המבוצעת ולאתר את מיקומה.
הוגדרו שיטות עבודה תקניות (standard work) ועובדים לפיהן על בסיס קבוע. מופעלים גם אמצעים ויזואליים לסמן את מצב התהליך (פעיל, סיים, תקלה). ישנן שיטות בקרה המאפשרות לעבדים ולמבקרים לדעת שעומדים בחלק מדרישות הסטנדרט. מבקר חיצוני יכול לראות שבוצעו מרבית הדרישות של 5S בתחנת העבודה.
רמה 5 – הצוות מקפיד על יישום שיטות עבודה תקניות ואמצעי בקרה בשטח העבודה. ברור כי מופעלת מערכת לשיפור שיטות העבודה ולשיפור אמצעי הבקרה בשטח העבודה. בכל המקרים יכולים מבקרים לאבחן את העבודה המבוצעת ולאת את מיקומה.
הוגדרו שיטות עבודה תקניות (standard work) ועובדים לפיהן על בסיס קבוע. מופעלים גם אמצעים ויזואליים לסמן את מצב התהליך (פעיל, סיים, תקלה). ישנן שיטות בקרה המאפשרות לעבדים ולמבקרים לדעת שעומדים בכל דרישות הסטנדרט. מבקר חיצוני יכול לראות שבוצעו כל הדרישות של 5S בתחנת העבודה. בכל מצב בו לא עומדים בדרישות מבוצעות חקירות מדוע יש חריגות. החריגות, המסקנות ותיקונן מוצגים.
עמודה חמישית – התמדה
רמה 1 – בין חברי הצוות בשטח קיימת מודעות כלשהי לתוכנית 5S.
בוצעה הדרכה ראשונית לחברי הצוות לגבי שיטת 5S דרישותיה ויתרונותיה.
רמה 2 – חברי הצוות מודעים לתוכנית 5S ומיישמים מקצת רכיביה.
בנוסף להדרכה תיאורטית בוצעה הדרכה באתר העבודה והחל יישום של השיטה.
רמה 3 – תוכנית 5S הוצגה לכל חברי הצוות. קיימת הבנה כללית לצורך ולכיוון שיש לאמץ. לוח מידע קיים בשטח. הוא גלוי לעין ומתוחזק.
יש אחראי אזורי לנושא 5S והוא אחראי לתחזק את לוח המידע בנושא 5S. יש הסכמה בצוות לגבי ביצוע פעילויות הנדרשות 5S. כאן מתחיל השלב המכריע שיגרום לכך שהשיטה תחזיק או תיעלם או שהעובדים, עם הזמן, ירגישו שזו מטלה סתמית חסרת ערך. מכאן ואילך נדרשות יותר הדרכות, אזכורים, דיוני עובדים בנושא וכו'.
רמה 4 – דרך שיגרה הצוות בוחן את השטח כדי לקיים את כללי ה - 5S. המידע המתפרסם על לוח המודעות משמעותי בשטח העבודה. מוקדי הבעיות ותכיפותן מתועדים ופעולות תיקון ממומשות. יש תכנון ברמות ה - 5S.
מתקיימים דיונים על בסיס קבוע במטרה להשתפר בציון ההערכה של 5S. כל עובד מקדש עד 5 דקות ביום לנושא. ישנם נהלים ליישום 5S והם מתוחזקים. יש תיעוד לבעיות ושיפורים שנעשו בנושא. הצוות מבין איך הדרישות השונות של 5S יכול לעזור לו ולשפר את עבודותיו. היכן שאפשר הצוות מחליט לחלק אחריות לנושאים השונים ב 5S לאנשים שונים בצוות.
רמה 5 – המידע המתפרסם על לוח המודעות משמעותי ומשפיע על תהליך קבלת החלטות יום-יומי בשטח העבודה. הבעיות מטופלות באופן יסודי ונפתרות עד השורש: הפעילות מתמקדת בשיטות למניעת הישנותן.
ההנהלה תומכת בהצלחת הצוות. הצלחות הצוות לשיפור סביבת העבודה מתפרסמות בארגון. מתקיימים אירועי קאיזן לשיפור רמת ה 5S. בלוח המודעות מפרסמים לא רק את ציוני 5S אל גם TO DO LIST והצעות לשינוי. מחפשים שיטות למניעת בעיות בתחום. חלק מאנשי הצוות משתתף בסקרי 5S באזורים אחרים וחלק מהם מלמדים ועוזרים לצוותים אחרים ביישום השיטה.
מוטי קומפורטי
