ISO 9000 – למה זה טוב?

 מאמר זה מציג את התועלות לארגון מיישום ISO9000. בין אם הארגון יגיש בקשה רישמית לקבלת התקן ובין אם רק יישם את התקן מבלי לקבל על כך תעודה.

 חשוב לדעת שבתחילת תהליך ישום ISO9000 בארגון המיקוד הוא בכתיבת הנהלים. אח"כ כמובן יש לעבוד לפיהם ולשפרם כל העת.

 

  למה צריך לתעד תהליכי עבודה?

כתיבת נהלים ותיעוד תהליכי העבודה מובילה למספר תוצאות:

• יכולת להסביר ולתאר את התהליכים בארגון (אם לא תהיה יכולת שכזו אזי כל אחד יפעל כפי שהוא מבין לנכון ועובדים חדשים ילמדו ע"פ תורה שבע"פ או שימציאו דרך משלהם).
• הידע הארגוני הנצבר, כל העת, יתועד כך שלא יהיה צורך להסתמך על ידע של עובד כלשהו ולהיות תלויים בו.
• כתיבת התהליכים דורשת הסכמה של מנהלי הארגון ובכך מובילה להסכמה על התהליכים וכן להכרת כל התהליכים.
• קיומם של תהליכים מאפשר לעובדים לעבוד באופן שיטתי קבוע ונכון. כתוצאה מכך פוחתת השונות ("VARIANCE") בביצוע. שונות נמוכה מובילה לשתי תוצאות חשובות: איכות טובה של התוצר/שירות וכן יכולת טובה לתכנן קדימה.
• כתיבת נהלים דורשת חשיבה. חשיבה על הנהלים ועל איך לנסח ולהציג אותם. חשיבה זו יוצרת חשיבה על התהליכים בארגון.
• נהלים כתובים מובילים לשיפור תהליכים ומכאן לשיפור במוצר/שירות. הסיבה לכך שארגונים הרוצים להשתפר, למעשה רוצים לשפר את המצב הקיים. לכן יש להגדיר את המצב הקיים ואז לשפר אותו.
• תיווצר שפה ארגונית חדשה. מעתה במקום להגיד "צריך לפעול כך כי ככה תמיד עשינו..."  יאמרו "בנוהל כתוב ש..."

מה יצא לארגון מזה ?

במידה והארגון יתייחס לתקן כאל מודל שהוא רוצה לפעול לאורו (ולא רק כחובה שאין ברירה אלא לעשותה) אזי הארגון צפוי לתוצאות הבאות:

תוצאות עסקיות:

• פתיחת שווקים חדשים ושימור קיימים.
• שיפור שביעות רצון לקוחות.
• יכולת להראות ללקוחות את יכולותיו של הארגון.
• יותר זמן לעיסוק בתכנון במקום עיסוק ב"כיבוי שריפות".

תוצאות תפעוליות:

• אחידות ובהירות התהליכים- תיווצר מסגרת מנחה לדפוסי עבודה נכונים.
• תקשורת פנים ארגונית משופרת- תיווצר מסגרת מנחה להתנהגות והתנהלות ארגונית רצויה.
• צמצום עלויות אי איכות (כגון צמצום: בכמות החזרות, בכמות התיקונים, בפעולות "מיותרות" ועוד).
• קיצור מועדי אספקה.
• שיפור הגמישות ביכולת לענות לדרישות חריגות של הלקוחות.
• ייעול תהליכים קיימים בייצור ובמתן שירות.
• שיפור ביצועי הארגון והפריון.

האם אפשר בלי נהלים?

לא! ארגון המכיל קבוצה של אנשים ועובד בלי נהלים הוא ארגון העובד בתוהו ובוהו.

אפשרי לפעול בלי תקן ISO 9000 אך מאחר וארגון חייב שיהיו לו נהלים העוסקים בתהליכים הרי שתקן ISO 9000 נותן בסיס טוב להנחיה בנוגע לנהלים הנדרשים.

האם כל ארגון שמיישם ISO9000 הוא טוב יותר?

לא. הדבר תלוי לחלוטין בהנהלה ובדרך ההתייחסות שלה לכל הנושא של שיפור תהליכים. ISO9000 הוא רק כלי שמנחה לגבי הכיוון והדרך. וכמו בכל כלי יש חשיבות לדרך בה עושים בו שימוש.

---

מוטי קומפורטי