לאחר שנים של ישום LEAN בייצור וקבלת תוצאות מעולות הבינו שניתן ליישם את אותן עקרונות בתחומים נוספים בארגון אחד מהם הוא בעבודת המשרד.
מדוע ליישם LEAN במשרדים
אחוז גבוהה מהעלות עליה משלם הלקוח היא בגין פעילות המבוצעת במשרד.
הרבה מאוד פעילות משרדית היא פעילות שאינה מוסיפה ערך (תקורה) ויש לצמצמה.
"המלאים" מתחבאים במחשב ובארון ואז צריך לרכוש עוד שרתים ועוד ארונות.
האתגרים ביישום LEAN בעבודת המשרד
בד"כ אין נתונים על משך פעילויות הנעשות במשרד ו LEAN מתבסס על מדידות.
לא תמיד מוגדר מהוא "המוצר" שעליו עובדים ומכאן גם חסרה הגדרה לאופן זרימתו.
לא ברור ויש להגדיר מהי עבודה מוסיפת ערך (VA) ושאינה מוסיפת ערך (NVA) ומהו בזבוז.
פעמים רבות עובדי משרד מבצעים מספר פעולות שונות בו זמנית או פעולות מתחומים שונים כלומר עוסקים "במוצר" "מקו יצור" שונה כל הזמן.
במשרד קשה יותר לראות מוצר לא תקין והמלאים מתחבאים לעיתים בתוך המחשב (תיבת הדוא"ל מלאה).
העבודה נעשית ע"י אנשים ופעמים רבות דורשת חשיבה ו/או אינטראקציה עם אנשים אחרים ומכאן משכי זמנים יותר קשים להגדרה.
היישום
כמו בייצור כך במשרדים, יש להגדיר אחראים אזוריים להובלת הנושא.
5S הוא נושא שקל להתחיל איתו במשרד אך יש להיזהר לא להישאר רק עם שני ה S-ים הראשונים (מיון וסילוק, סימון ומיקום). יש להתייחס גם למה שתלוי על הקירות ועל לוחות השעם וגם למה שנמצא במחשב (קבצים ישנים, אופן ארגונם, ארכיון ועוד).
יש ליצור רשימה של נושאים ותהליכים בעבודה משרדית שכואבים במיוחד ולהתחיל לטפל בהם לדוגמא: משך זמן לטיפול בהזמנה, מסמכים מסוימים שאובדים בתהליך, קושי באיתור מידע קיים (פיזי או במחשב), חסר מקומות אחסון ועוד.
יש להכניס מדדים הקשורים לזמן וערך כמדדים ראשיים ולא מדדים ביצועיים.
יש להגדיר מוצרים בעבודה המשרדית ולמדוד את זרימתם. מוצרים אפשריים: הצעת מחיר, הזמנה מספק, הוראת שינוי הנדסי (ECN), חשבונית לקוח וכו'.
יש להגדיר מהי עבודה מוסיפת ערך (VA) ושאינה מוסיפת ערך (NVA) ומהו בזבוז. במשרד יתכן שיש מעט NVA לכן בעיקר יש להגדיר מהו בזבוז. בזבוז של חומר (נייר, דיו וכו) הוא יחסית קל אך יש להתייחס לכל שבעת סוגי הבזבוז.
הגדרת עבודה סטנדרטית. הגדרה מדויקת של תהליכים. יש לבחון מצבים בו הוחזרה עבודה לטיפול חוזר כי חסר נתון, יש עוד שאלה, משהו לא ברור וכו' אלה הם המקבילות למוצר לא תקין בייצור. יש לטפל בכך כמו בבעיית איכות (ניתוח פרטו לסוגי בעיות, איתור בעיית השורש וכו').
הגדרה מדויקת איזה מידע יש לשמור, איך ולכמה זמן. במידה ויש ארכיון ראשי יש למנות אחראי/ים המוודא שהשמירה בו נעשית ע"פ שיטה מוסכמת וקלה לאיתור.
ביצוע קייזנים בהם לבצע מיפוי תהליך מפורט (יותר קל, במקרה זה, מאשר מיפוי זרימת ערך), במטרה לסלק פעילויות שאינן מוסיפות ערך.
בעבודה משרדית ניתן למצוא הרבה דיונים. יש לייעל את הדיונים ככל הניתן. בצעו תצפיות ומדידות כמה זמן מהדיון הוסיף ערך. בצעו ניתוחי שורש לבעיה כאשר הבעיה היא מדוע בכלל צריך את הדיון הנ"ל או להעלות את הנושא הנ"ל בדיון. כל זאת במטרה להביא לצמצום כמות הישיבות והדיונים.
יש לחפש את הדרכים ליצירת עבודה בזרימה ובמשיכה. מכאן תגיע הגדרת LAYOUT משרדי. כדי לשפר את זרימת "החומר/המוצר" במשרד יש להגדיר את האופן בו יאורגן המשרד. ובדיוק כמו בייצור יש להבין את אופי העבודה. האם מדובר ב"מוצר אחד" המבוצע בכמויות גדולות. דוגמא: עובד האחראי לטיפול בחשבוניות ספק בלבד, או עובד המבצע מספר דברים שונים וקופץ "מתחנת עבודה לתחנה אחרת".
כמו בייצור יש להכשיר את העובדים לבצע יותר מפעולה אחת ובהעדרם של עובדים אחרים הם ידעו לגבות אותם ולתת בדיוק את אותם התוצאות שנתנו העובדים הנעדרים.
יש הרבה מה לעשות בהקשר לעבודת המשרד בהיבטים של LEANוניתן להפעיל כלים רבים של LEAN. במיוחד יש לשים לב שמרבית עבודת המשרד אינה מוסיפה ערך ללקוח גם אם היא הכרחית, לכן כל התייעלות במשרד היא התייעלות בשורת הרווח התחתונה.
עשרות עובדים מקבלים כל שנה הכשרה "בניהול רזה" וקייזן. ההכשרה מתקיימת במרכז להכשרה בניהול רזה של חברת דיאלוג. גם אתם יכולים ללמוד כלים ושיטות בניהול רזה. במרכז מלמדים מגוון קורסים ישומיים לעובדים ולמנהלים.
הינה מה שאומרים עלינו משתתפים בקורסים:
