עבודה סטנדרטית (SW), הוא אחד היסודות להצלחה ביישום מתודולוגית LEAN MANAGEMENT – ניהול רזה. יחד עם זאת רבות החברות המיישמות LEAN אך לא מיישמות את הכלי הנ"ל ולכן לא מצליחות למצות את מירב היתרונות של מתודולוגיה זו.

מה זה עבודה סטנדרטית

זהו תיאור בכתב (על גבי טפסים ייעודיים לנושא זה) על האופן האופטימאלי בו יש לבצע תהליך מסוים. התיאור מתייחס לכל מה שמשפיע על התהליך (עובדים, חומרים, מכונות[ שיטות) ומתייחס גם למדידת התהליך.

למה צריך עבודה סטנדרטית

ה SW מהווה בסיס לשיפור ומאפשר לבצע שיפור על השיפור. בזכות ה SW בקיזן הבא לא יהיה צורך להתחיל לבדוק איך מבוצע התהליך כי במסמכי ה SW יש תיאור מדויק כולל מדידות. כדי להשתפר יש להתחיל מהמתואר במסמכי ה SW. לאחר הקאיזן השיפור החדש יתואר כסטנדרט החדש ובפעם הבאה שיבוצע קייזן לתהליך הוא יבוצע על הסטנדרט הנ"ל. באופן כזה מתקבל שיפור מתמיד, שיפור שמשפר את השיפור הקודם.

הגרף הידוע לעוסקים ביישום מתודולוגיית הניהול הרזה מראה איך אוסף רב של שיפורים קטנים מקדם את החברה. אולם ללא עבודה סטנדרטית הגרף נראה כמו הקו המרוסק באיור הבא:

 

כלומר ללא STANDARD WORK ארגונים מרגישים שהם עושים שיפורים אך לא מרגישים את הצטברותם לאורך השנים. הארגונים דורכים במקום.

ברגע שיש סטנדרט מוגדר קל לזהות מי חורג מהסטנדרט לטובה או לרעה וללמוד מהטוב או ללמד את הפחות טובים בהתאמה. הסטנדרט מהווה נקודת התייחסות לפיה יודעים באיזה רמה מבוצע התהליך.

שונות - על פי גישת ה LEAN, כל מה שאינו לפי סטנדרט הוא בזבוז או מקור ליצירת בזבוז. ה SW מוביל להפחתת השונות וליצירת תוצרים זהים בכל פעם. זה נובע מהעובדה שאם כולם עובדים לפי אותה שיטה באותו האופן מקבלים את אותה התוצאה.

למה ארגונים מתקשים ליישם עבודה סטנדרטית

תחושות - מנהלים ועובדים שחושבים שעבודה סטנדרטית מונעת יצירתיות. או כאלה שאוהבים לעבוד מהבטן ולא לפי נהלים. התחושה של עובד הנמצא תחת "סד" של דרישות שעליו לעמוד בהן יוצרת התנגדות אצל העובד. זו אחת הסיבות שהטמעת STANDARD WORK בארגון הוא אחד התהליכים הארוכים ביותר של יישום תרבות LEAN.

תפישת החשיבות - בלחץ העבודה הנושא נראה פחות חשוב. הרי העבודה מתבצעת ואפילו עובדים בשיטה החדשה שנוצרה אחרי הקאיזן. התיעוד נראה כבזבוז זמן במיוחד שיש למלא טפסים שאינם מוסיפים ללקוח ערך.

ניהול – את ה SW צריכים להוביל המנהלים בשטח. עליהם להבין את חשיבות הדבר וגם אלה שמבינים זאת עליהם לדעת ליישם ולבסוף גם ליישם. אסור להם להעלים עין מהשונות שפתאום מתגלה לעומת הסטנדרט. האם יש מנהלים רבים כאלה ברוב החברות? כדי שיהיו כאלה צריכה הנהלת הארגון לדרוש זאת באופן חד וברור.

שונות - בעבודה משרדית קשה לבצע מדידות בגין השונות הרבה בביצועים ובתכולה של כל פעולה ולכן קשה להגדיר סטנדרט. תהליכים אחרים בהם השונות גדולה: שונות בביקושים, שונות בדרישות, שונות באיכות שהתהליך יודע להפיק וכו'. ככל שיש יותר שונות כך קשה יותר ליצור סטנדרט. יחד עם זאת יש לשים לב שגם בתוך אזורים בעלי שונות גבוהה מתבצעות פעולות שחוזרות על עצמן ולהן ניתן להגדיר SW.

הארגון צמח מהר מדי – כתוצאה מכך יש הרבה תהליכים חדשים, יש שונות רבה, יש הרבה בזבוז הנובע מהגדרות שנעשו בחופזה או ללא ידע מלא לגבי התהליך העתידי ועוד. ניתן לבצע SW רק לגבי תהליכים שהתייצבו.

הטפסים הנדרשים להגדרת עבודה סטנדרטית

מצורפים קישורים לדוגמאות לטפסים:

• תיאור כללי של התהליך
• SW SHEET – רשימת כל השלבים ותיאורם
• SW LAYOUT – מראה את זרימת החומרים, האנשים, המלאים, איכות ובדיקות
• SW COMBINATION SHEET – מגדיר את כל התהליכים שעובד יחיד צריך לבצע כדי להשלים מחזור עבודה יחיד. כולל את כל המסמכים, התנועות, ההמתנות המחויבות וזמני מכונה.

איך בונים עבודה סטנדרטית

• ראשית יש להגדיר את התהליך אותו רוצים לתעד. יש לתעד רק תהליכים מוסיפי ערך. התהליך המתועד לא יכיל בזבוז (פעולות ודברים שאינם מוסיפים ערך ללקוח). על האופן בו מזהים בזבוז תוכלו לקרוא במאמרים אחרים בנושאי LEAN ו KAIZEN.
• התהליך הנבחר יהיה למעשה שלב בתהליך הגדול שבסופו מתקבל שירות או מוצר.
• הגדירו היכן ההתחלה והסוף של התהליך המתועד ומהי התוצרת של התהליך.
• הגדירו מהם המדדים החשובים ללקוח של התהליך/השלב (המתועד), מדדו ותעדו אותם . אם תוצאות המדידה הם כאלה שהלקוח לא יהיה מוכן לקבלם, אין טעם בלקבוע את זה כסטנדרט. כלומר עליכם להגיע למצב בו התהליך נותן תוצאות שהלקוח מוכן לקבלם ורק אחר כך להפוך את זה לסטנדרט.
• הכן תיאור כללי של השלב. התיאור הכללי יכיל את הבאים:
• שם ומטרת השלב/התהליך
• תנאי העבודה
• מדדים רלוונטיים
• מה יגרום לעבודה להתחיל (מהו הטריגר – דרישת תפ"י, כרטיס קאנבאן וכו')
• מי מעורבים בתהליך (ספקים לתהליך, מבצעים ולקוחות)
• מה הם חו"ג לתהליך (כולל מידע ומסמכים)
• מהו התוצר של התהליך
• מהו ה CYCLE TIME
• מיפוי התהליך והמדדים. כמתואר במאמרים בנושא מיפוי תהליך. יש למפות את התהליך בעזרת הגורמים המעורבים בתהליך/שלב המתועד. יתכן ועובדים שונים עושים את אותו השלב בשיטות שונות. יש להחליט יחד מהי השיטה הטובה ביותר ואותה לתעד. יש לתעד רק את הפעולות שמוסיפות ערך לתהליך ופעולות שאינן מוסיפות ערך אך אי אפשר בלעדיהן.

לאחר הגדרת ה SW לתהליך

יש להגדיר איך ימדדו אוסף המדדים הרלוונטיים לשלב, איך הם יאספו ויתועדו על מנת שאפשר יהיה לראות האם עומדים בסטנדרט שהוגדר.

הפצת הסטנדרט החדש תהיה לפי נוהל שינויים הקיים בארגון האמור להגדיר איך מכניסים שינוי בתהליך.

לאחר תקופה בה נאסף מידע מספק לגבי ישום הסטנדרט החדש ניתן להתחיל לבחון שיפורים נוספים לתהליך.

 

---

מוטי קומפורטי